1 Rekisterinpitäjä
Helsingin ensikoti ry
Ensi-Kodin tie 4
00510 Helsinki
2 Yhteyshenkilö rekisteriä kosvevissa asioissa
Maria Nevalainen
puh. 044 493 8681
maria.nevalainen@helsinginensikoti.fi
3 Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava Sari Karvonen
puh. 044 734 9064
sari.karvonen@helsinginensikoti.fi
Potilasasiamies Emmi Eloranta
puh. 044 760 3875
emmi.eloranta@helsinginensikoti.fi
4 Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on Ilman maksusitoumusta tulevien terveydenhuollon asiakkaiden asiakasrekisteri.
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten asiakassuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Rekisteriin kerätään tietoja asiakkaiden ja sidosryhmien lähteistä.
Lain mukaiset perusteet ylläpitää potilasrekisteriä ja kerätä sekä käsitellä henkilötietoja:
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
- Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990)
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (94/2022)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset perusteet henkilötietojen käsittelyyn:
- Käsittelyn laillisuus; 6 artiklan 1 kohdan alakohta c
- Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva käsittely; 9 artiklan 2 kohdan alakohta h
Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
6 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Helsingin ensikoti ry:n asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kieli, asiakasryhmä sekä muut asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot. Lisäksi rekisterissä käsitellään tietosuoja-asetuksen määrittelemiä erityisiä henkilötietoryhmiä: terveystiedot. Näiden käsittely on tarpeen rekisteröidyn hoidon/kuntoutuksen kannalta.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille. Helsingin ensikoti ry luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Helsingin ensikoti ry:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii yhdistystä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon yhdistyksen hallussa olevasta tietokannasta.
9 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti, allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tarkastuspyyntölomakkeella. Lomakkeen voi pyytää yhteyshenkilöltä.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Potilasasiakirjoista voidaan poistaa ainoastaan tieto, jonka terveydenhuollon ammattihenkilö katsoo käyttötarkoituksen kannalta turhaksi tai virheelliseksi. Korjauspyyntölomakkeen voi pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (potilaskertomukset). Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
13 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Helsingin ensikoti ry säilyttää potilastiedot voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisen säilytysajan, jonka jälkeen asiakirjat tuhotaan. Potilastietojen säilyttämisen ajat määräytyvät ”Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista / 24.1.2022” mukaisesti.
- Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
- Yhteenvedot sekä hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät merkinnät ja merkinnöistä muodostetut asiakirjat 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoja, 120 vuotta potilaan syntymästä.
- Tutkimus ja laskenta-aineistot, tiedonkeruulomakkeet 12 vuotta asiakirjan laatimisesta.
Muut mahdolliset asiakirjat säilytetään vastaavasti säädösten mukaisesti.
14 Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietoturvatyöryhmä on tarkastanut ja hyväksynyt tietosuojaselosteen jatkuvana 10.8.2023.