Hyppää sisältöön

Työntekijärekisteri

1 Rekisterinpitäjä

Helsingin ensikoti ry
Ensi-Kodin tie 4
00510 Helsinki

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Karvonen
puh. 044 734 9064
toimisto@helsinginensikoti.fi

3 Tietosuojavastaava

Nina Laitila
puh. 040 082 3999
nina.laitila@helsinginensikoti.fi

4 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on työntekijärekisteri.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten työsuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja kerätään työsuhteen hoitamiseen liittyviin tehtäviin. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään Helsingin ensikoti ry:n työntekijöiden ja eläkeläisten henkilötietoja, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot sekä muut työsuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot. Lisäksi rekisterissä käsitellään tietosuoja-asetuksen määrittelemiä erityisiä henkilötietoryhmiä: terveystiedot ja ammattiyhdistyksen jäsenyys. Näiden käsittely on sallittua rekisterinpitäjän työoikeuden velvoitteiden hoitamiseksi.

7 Säännönmukaiset tietoläjteet

Työntekijärekisterin tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Helsingin ensikoti ry luovuttaa tietoja tilitoimistolle ja työterveyshuollolle työsuhteen sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Yhdistys ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Helsingin ensikoti ry:n kumppaneille. Helsingin ensikoti ry luovuttaa yksittäistapauksessa rekisteröidyn tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää yhdistystä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii yhdistystä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon yhdistyksen hallussa olevasta tietokannasta.

9 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti, allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tarkastuspyyntölomakkeella. Lomakkeen voi pyytää yhteyshenkilöltä.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Korjauspyyntölomakkeen voi pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

13 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Helsingin ensikoti ry poistaa rekisteristä työntekijän tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää lakisääteistä perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Helsingin ensikoti ry:tä poistamaan häntä koskevat tiedot. Työntekijärekisterin tiedot poistetaan työsuhteen päättymisen jälkeen, kun kirjanpitolain ja työsopimuslain velvoitteet ovat poistuneet. Tiedot tuhotaan kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Helsingin ensikoti ry:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

14 Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietoturvatyöryhmä on tarkastanut ja hyväksynyt tietosuojaselosteen jatkuvana 17.8.2018.