1 Rekisterinpitäjä
Helsingin ensikoti ry
Ensi-Kodin tie 4
00510 Helsinki
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sari Karvonen
puh. 044 734 9064
toimisto@helsinginensikoti.fi
3 Tietosuojavastaava
Sari Karvonen
puh. 044 734 9064
sari.karvonen@helsinginensikoti.fi
4 Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on vuokralaisten rekisteri.
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten vuokrasuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Rekisteriin kerätään tietoja vuokralaisten ja sidosryhmien lähteistä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
6 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Helsingin ensikoti ry:n vuokralaisten henkilötietoja, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kieli sekä muut vuokrasuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Vuokralaisten rekisterin henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Helsingin ensikoti ry luovuttaa tietoja tilitoimistolle vuokravalvontaa varten. Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille. Helsingin ensikoti ry luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Helsingin ensikoti ry:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii yhdistystä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon yhdistyksen hallussa olevasta tietokannasta.
9 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti, allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tarkastuspyyntölomakkeella. Lomakkeen voi pyytää yhteyshenkilöltä.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Korjauspyyntölomakkeen voi pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
13 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Helsingin ensikoti ry poistaa rekisteristä vuokralaisen tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta. Henkilötietoja käsitellään vuokrasuhteen voimassaolon ajan sekä sen jälkeen tarpeellisen ajan takuu- ja virhevastuiden hoitamiseksi. Henkilötiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Helsingin ensikoti ry:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
14 Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietoturvatyöryhmä on tarkastanut ja hyväksynyt tietosuojaselosteen jatkuvana 19.4.2021